KVKK KİŞİSEL VERİ SAKLAMA VE İMHA POLİTİKASI
1. BÖLÜM: İMHA POLİTİKASI' NIN NİTELİĞİ
1.1. GİRİŞ
İşbu imha politikası ARTI iKi İnternet Bilişim Teknolojileri Hizmetleri LTD. ŞTİ. olarak veri sorumlusu
sıfatıyla elimizde bulundurduğumuz kişisel verilerin 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ve sair
mevzuatı uyarınca kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesine ilişkin ARTI iKi İnternet Bilişim Teknolojileri Hizmetleri LTD. ŞTİ. tarafından uygulanacak usul ve esasların belirlenmesi
amacıyla hazırlanmıştır.
Bu kapsamda, çalışanlarımızın, çalışan adaylarımızın, müşterilerimizin ve herhangi bir nedenle ARTI iKi İnternet Bilişim Teknolojileri Hizmetleri LTD. ŞTİ. nezdinde kişisel verisi bulunan tüm gerçek kişilerin kişisel verileri Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikası ve işbu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası çerçevesinde kanunlara uygun olarak yönetilmektedir.
2. BÖLÜM: KAPSAM
2.1. Bu Politika ARTI iKi İnternet Bilişim Teknolojileri Hizmetleri LTD. ŞTİ. görev yapmakta olan çalışanların, çalışan adaylarının, ziyaretçilerin, işbirliği içerisinde olduğumuz üçüncü kişileri ve üçüncü kişilerin çalışanlarının tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerine ve bu verilerin saklanmasına ve imhasına ilişkindir.
3. BÖLÜM: TANIMLAR
Kanun/KVKK: Kişisel Verilerin Korunması Kanunu
Kurul/Kurum: Kişisel Verileri Koruma Kurulu/Kişisel
Verileri Koruma Kurumu
Kişisel Veri:Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek
kişiye ilişkin her türlü bilgidir.
Anonim hâle getirme: Kişisel verilerin, başka verilerle
eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği
belirli veya belirlenebilir bir gerçek
kişiyle ilişkilendirilemeyecek hâle getirilmesi.
Kişisel Verilerin Silinmesi: Kişisel verilerin silinmesi; kişisel verilerin
İlgili Kullanıcılar için hiçbir şekilde
erişilemez ve tekrar kullanılamaz
hale getirilmesi.
Kişisel Verilerin Yok Edilmesi: Kişisel verilerin hiç kimse tarafından
hiçbir şekilde erişilemez, geri getirilemez ve
tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemi.
Kişisel Verilerin İmha Edilmesi: Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi
veya anonim hale getirilmesi.
Kişisel Verilerin İşlenmesi: Kişisel verilerin tamamen veya kısmen
otomatik olan ya da herhangi bir veri
kayıt sisteminin parçası olmak
kaydıyla otomatik olmayan yollarla
elde edilmesi,kaydedilmesi, depolanması,
muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden
düzenlenmesi, açıklanması,
aktarılması, devralınması, elde edilebilir
hâle getirilmesi, sınıflandırılması
ya da kullanılmasının engellenmesi gibi
veriler üzerinde gerçekleştirilen
her türlü işlem.
İlgili Kişi: 6698 Sayılı Kişisel Verilerin
Korunması Kanunu'nda tanımlanan kişisel
Veri sahipleri
İlgili Kullanıcılar: Verilerin teknik olarak depolanması,
korunması ve yedeklenmesinden sorumlu
olan kişi ya da birim hariç olmak
üzere veri sorumlusu organizasyonu
içerisinde veya veri sorumlusundan aldığı
yetki ve talimat doğrultusunda kişisel verileri
işleyen kişiler
4. BÖLÜM: ORTAMLAR VE GÜVENLİK TEDBİRLERİ
4.1. KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANDIĞI ORTAMLAR
ARTI iKi İnternet Bilişim Teknolojileri Hizmetleri LTD. ŞTİ.
nezdinde saklanan kişisel veriler, ilgili verinin niteliğine ve hukuki yükümlülüklerimize uygun bir kayıt
ortamında tutulur.
Kişisel verilerin saklanması için kullanılan kayıt ortamları genel itibariyle aşağıda sayılanlardır. Ancak,
bir kısım veriler sahip oldukları özel nitelikler ya da hukuki yükümlülüklerimiz nedeniyle burada gösterilen
ortamlardan farklı bir ortamda tutulabilir. ARTI iKi İnternet Bilişim Teknolojileri Hizmetleri LTD. ŞTİ. her
halde veri sorumlusu sıfatıyla hareket etmekte ve kişisel verileri Kanun’a, Kişisel Verilerin İşlenmesi ve
Korunması Politikası’na ve işbu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası’na uygun olarak işlemek ve
korumaktadır.
4.2. ORTAMLARIN GÜVENLİĞİNİN SAĞLANMASI
ARTI iKi İnternet Bilişim Teknolojileri Hizmetleri LTD. ŞTİ. kişisel verilerin güvenli bir şekilde saklanması
ile hukuka aykırı olarak işlenmesi ve erişilmesinin önlenmesi için ilgili kişisel veri ile tutulduğu ortamın
niteliklerine uygun olarak gerekli tüm teknik ve idari tedbirleri almaktadır.
İşbu tedbirler, bunlarla kısıtlı olmamak üzere, ilgili kişisel verinin ve tutulduğu ortamın niteliğine uygun
düştüğü ölçüde aşağıdaki idari ve teknik tedbirleri kapsar.
4.2.1. Teknik Tedbirler
ARTI iKi İnternet Bilişim Teknolojileri Hizmetleri LTD. ŞTİ. , kişisel verilerin saklandığı tüm ortamların ilgili
verinin ve verinin tutulduğu ortamın niteliklerine uygun olarak aşağıdaki teknik tedbirleri almaktadır:
• Kişisel verilerin tutulduğu ortamlarda yalnızca teknolojik gelişmelere uygun güncel ve güvenli sistemler
kullanılmaktadır.
• Kişisel verilerin tutulduğu ortamlara veriye erişim kısıtlanarak yalnızca yetkili kişilerin, kişisel verinin
saklanma amacı ile sınırlı olarak bu verilere erişmesine izin verilmekte ve tüm erişimler kayıt altına
alınmaktadır.
• ARTI iKi İnternet Bilişim Teknolojileri Hizmetleri LTD. ŞTİ. bünyesinde kişisel verilerin tutulduğu ortamların
güvenliğini sağlamak üzere yeterli teknik personel bulundurmaktadır.
4.2.2. İdari Tedbirler
ARTI iKi İnternet Bilişim Teknolojileri Hizmetleri LTD. ŞTİ. kişisel verilerin saklandığı tüm ortamların ilgili
verinin ve verinin tutulduğu ortamın niteliklerine uygun olarak aşağıdaki idari tedbirleri almaktadır:
• Kişisel verilere erişimi olan tüm ARTI iKi İnternet Bilişim Teknolojileri Hizmetleri LTD. ŞTİ. çalışanlarının
bilgi güvenliği, kişisel veriler ve özel hayatın gizliliği konularında farkındalıklarının artırılması ve
bilinçlendirilmesi için çalışmalar yapılmaktadır.
• Bilgi güvenliği, özel hayatın gizliliği ve kişisel verilerin korunması alanındaki gelişmeleri takip etmek ve
gerekli aksiyonları almak üzere hukuki ve teknik danışmanlık hizmeti alınmaktadır.
• Kişisel verilerin teknik ya da hukuki gereklilikler nedeniyle üçüncü kişilere aktarılması halinde ilgili
üçüncü kişilerle kişisel verilerin korunması amacıyla protokoller imzalanmakta, ilgili üçüncü kişilerin bu
protokollerdeki yükümlülüklerine uyması için gerekli tüm özen gösterilmektedir.
5. BÖLÜM: KİŞİSEL VERİLERİN İMHASI
5.1.1. Saklama Nedenleri ARTI iKi İnternet Bilişim Teknolojileri Hizmetleri LTD. ŞTİ. bünyesinde tutulan kişisel veriler Kanun ve Kişisel Veriler Politikamız (ilgili politikaya “www.artiiki.com.tr” adresinden ulaşabilirsiniz) uyarınca, burada belirtilen amaç ve nedenlerle saklanmaktadır.
5.1.2. İmha Nedenleri
ARTI iKi İnternet Bilişim Teknolojileri Hizmetleri LTD. ŞTİ. bünyesinde bulunan kişisel veriler ilgili kişinin
talebi halinde ya da Kanun’un 5’nci ve 6’ncı maddelerinde sayılan nedenlerin ortadan kalkması halinde resen
işbu imha politikası uyarınca silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.
ARTI iKi İnternet Bilişim Teknolojileri Hizmetleri LTD. ŞTİ. tarafından kullanılması zorunlu olan kişisel veriler silinmez, zorunluluk arz etmeyen kişisel veriler ise veri imha sürelerine göre silinir, saklanmaz. Kişisel verisi işlenen ilgili kişi başvuru formu ile kişisel verisinin imha edilmesini talep eder ise ARTI iKi İnternet Bilişim Teknolojileri Hizmetleri LTD. ŞTİ. tarafından ilgili veri silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.
Kanun’un 5’nci ve 6’ncı maddelerinde sayılan nedenler aşağıdakilerden ibarettir:
1. Kanunlarda açıkça öngörülmesi.
2. Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik
tanınmayan kişinin kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu
olması.
3. Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına
ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması.
4. Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması.
5. İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması.
6. Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması.
7. İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri
için veri işlenmesinin zorunlu olması.
5.2. İMHA YÖNTEMLERİ
ARTI iKi İnternet Bilişim Teknolojileri Hizmetleri LTD. ŞTİ. Kanuna ve sair mevzuatı ile Kişisel Verilerin
İşlenmesi ve Korunması Politikasına uygun olarak sakladığı kişisel verileri, verilerin işlenmesini gerektiren
sebeplerin ortadan kalkması hâlinde ilgili kişinin talebi doğrultusunda ya da işbu Kişisel Veri Saklama ve
İmha Politikasında belirtilen süreler içinde re’sen siler, yok eder veya anonim hale getirir.
5.2.1. Yok Etme Yöntemleri
Fiziksel yok etme : Matbu ortamda tutulan belgeler evrak imha makineleri ile tekrar bir araya getirilemeyecek
şekilde yok edilir.
Yerel Dijital Ortamda Tutulan Kişisel Veriler İçin Yok Etme Yöntemleri
Fiziksel yok etme : Kişisel veri barındıran optik ve manyetik medyanın eritilmesi, yakılması veya toz haline
getirilmesi gibi fiziksel olarak yok edilmesi işlemidir. Optik veya manyetik medyayı eritmek, yakmak, toz
haline getirmek gibi işlemlerle verilerin erişilmez kılınması sağlanır.
Üzerine yazma : Manyetik medya ve yeniden yazılabilir optik medya üzerine en az yedi kez 0 ve 1’lerden oluşan
rastgele veriler yazılarak eski verinin okunmasının ve kurtarılmasının önüne geçilir.
Bulut Ortamda Tutulan Kişisel Veriler İçin Yok Etme Yöntemleri
Yazılımdan güvenli olarak silme : Bulut ortamda tutulan kişisel veriler bir daha kurtarılamayacak şekilde
dijital komutla silinir ve bulut bilişim hizmet ilişkisi sona erdiğinde kişisel verileri kullanılır hale
getirmek için gerekli şifreleme anahtarlarının tüm kopyaları yok edilir. Bu şekilde silinen verilere
5.2.2. Anonimleştirme Yöntemleri
Anonimleştirme, kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya
belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hâle getirilmesidir.
ARTI iKi İnternet Bilişim Teknolojileri Hizmetleri LTD. ŞTİ. , kişisel verilerin anonim hale getirilmesi için
ilgili verinin niteliğine göre bu sayılan anonimleştirme yöntemlerinden bir ya da birkaçını kullanır.
5.3.1. Saklama Süreleri
Mevzuat uyarınca daha uzun bir süre düzenlenmiş olması ya da mevzuat uyarınca zamanaşımı, hak düşürücü süre,
saklama süreleri vb. için daha uzun bir süre öngörülmüş olması halinde, mevzuat hükümlerindeki süreler azami
saklama süresi olarak kabul edilir.
5.3.2. İmha Süreleri
ARTI iKi İnternet Bilişim Teknolojileri Hizmetleri LTD. ŞTİ. Kanun, ilgili mevzuat, Kişisel Verilerin İşlenmesi
ve Korunması Politikası ve işbu Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikası uyarınca sorumlu olduğu kişisel
verileri silme, yok etme veya anonim hale getirme yükümlülüğünün ortaya çıktığı tarihi takip eden ilk
periyodik imha işleminde, kişisel verileri siler, yok eder veya anonim hale getirir.
İlgili kişi, Kanunun 13’ncü maddesine istinaden ARTI iKi İnternet Bilişim Teknolojileri Hizmetleri LTD. ŞTİ. e
başvurarak kendisine ait kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini talep ettiğinde;
1. Kişisel verileri işleme şartlarının tamamı ortadan kalkmışsa; ARTI iKi İnternet Bilişim Teknolojileri Hizmetleri LTD. ŞTİ. talebe konu kişisel verileri talebi aldığı günden itibaren 30 (otuz) gün içinde gerekçesini
açıklayarak uygun imha yöntemi ile siler, yok eder veya anonim hale getirir ARTI iKi İnternet Bilişim Teknolojileri Hizmetleri LTD. ŞTİ. talebi almış sayılması için ilgili kişinin talebini Kişisel Verilerin
İşlenmesi ve Korunması Politikasına uygun olarak yapmış olması gerekir. ARTI iKi İnternet Bilişim Teknolojileri Hizmetleri LTD. ŞTİ. her halde yapılan işlemle ilgili ilgili kişiye bilgi verir.
2. Kişisel verileri işleme şartlarının tamamı ortadan kalkmamışsa, bu talep ARTI iKi İnternet Bilişim Teknolojileri Hizmetleri LTD. ŞTİ. tarafından Kanunun 13’ncü maddesinin üçüncü fıkrası uyarınca gerekçesi
açıklanarak reddedilebilir ve ret cevabı ilgili kişiye en geç otuz gün içinde yazılı olarak ya da elektronik
ortamda bildirilir.
5.4. PERİYODİK İMHA
Kanunda yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması durumunda; ARTI iKi İnternet Bilişim Teknolojileri Hizmetleri LTD. ŞTİ. işleme şartları ortadan kalkmış olan kişisel verileri işbu Kişisel
Verileri Saklama ve İmha Politikasında belirtilen ve tekrar eden aralıklarla re’sen gerçekleştirilecek bir
işlemle siler, yok eder veya anonim hale getirir.
Periyodik imha süreçleri ilk kez 01.01.2020 tarihinde başlar ve her 6 (altı) ayda bir tekrar eder.
6. BÖLÜM: GÜNCELLEME VE UYUM
ARTI iKi İnternet Bilişim Teknolojileri Hizmetleri LTD. ŞTİ. Kanunda yapılan değişiklikler nedeniyle, Kurum kararları uyarınca ya da sektördeki ya da bilişim alanındaki gelişmeler doğrultusunda Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikasında ya da işbu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikasında değişiklik yapma hakkını saklı tutar. İş bu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikasında yapılan değişiklikler derhal metne işlenir ve değişikliklere ilişkin açıklamalar politikanın sonunda açıklanır.